home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Wayzata's Best of Shareware PC/Windows 2 / Wayzata's Best of Shareware 2.0 (Windows) (Wayzata Technology)(7112)(1994).bin / pc / dos / home / plog11 / manual.doc next >
Text File  |  1992-12-14  |  35KB  |  672 lines
  1.                       E.K.Webb & Associates, Inc.
  2.                           3756 Scotts Mill Run
  3.                          Duluth, Georgia 30136
  4.  
  5.                     404-449-0520  (FAX 404-662-0382)
  6.  
  7.  
  8.      December 10, 1992 - NOTE TO USERS
  9.  
  10.      This version of PhoneLog is being distributed without charge. If 
  11.      redistributed, it is asked that the original zip file be sent.
  12.      It is completely functional. If you are concerned about viruses,
  13.      please call us for the correct crc check number on the zip file.
  14.      
  15.      As originally sold, the system came with the now optional phone switch 
  16.      which monitored whether or not the phone was on or off hook. This 
  17.      automatic switch can be purchased from E.K.Webb & Associates, Inc. as 
  18.      can technical support for this product. Please call us with any 
  19.      questions. 404-449-0520 
  20.  
  21.      Sincerely,
  22.      
  23.      E.K.Webb & Associates, Inc.
  24.  
  25.      INSTALLATION: (The system must be installed in C:\PLOG)
  26.  
  27.         COPYING THE SOFTWARE: Create a subdirectory called C:\PLOG on the C:
  28.         drive and unzip all the files from PhoneLog.zip to that
  29.         directory.
  30.                                                                   
  31.         After installation, type      
  32.  
  33.              COPY C:\PLOG\MANUAL.DOC   PRN 
  34.  
  35.         to print the manual.          
  36.                                                                   
  37.  
  38.  
  39.      P.S.  Please register with us. It doesn't cost anything and we'll
  40.            let you know about updates. To register, simply mail or fax this
  41.            sheet to us at the above address or fax number:
  42.  
  43.            NAME:______________________________________________________
  44.  
  45.            COMPANY:___________________________________________________
  46.  
  47.            ADDRESS:___________________________________________________
  48.  
  49.            CITY STATE ZIP:____________________________________________
  50.  
  51.            PHONE:_____________________________________________________
  52.  
  53.            COMPUTER:__________________________________________________
  54.  
  55.      ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ 
  56.      ║                                                                        ║ 
  57.      ║ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                                  ▒▒▒                     ║ 
  58.      ║ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒  How much time do you spend     ▒▒▒                     ║ 
  59.      ║ ▒▒▒        ▒▒▒                                 ▒▒▒                     ║ 
  60.      ║ ▒▒▒    ▒▒   ▒▒        on the phone?            ▒▒▒                     ║ 
  61.      ║ ▒▒▒    ▒▒  ▒▒▒                                 ▒▒▒                     ║ 
  62.      ║ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                                 ▒▒▒                     ║ 
  63.      ║ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒                                  ▒▒▒                     ║ 
  64.      ║ ▒▒▒    ▒▒                                      ▒▒▒  ▒▒▒▒▒▒▒   ▒▒▒▒▒▒▒  ║ 
  65.      ║ ▒▒▒    ▒▒▒▒▒▒▒▒   ▒▒▒▒▒▒▒  ▒▒▒    ▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ▒▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ║ 
  66.      ║ ▒▒▒    ▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ▒▒▒▒   ▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ▒▒▒ ▒▒     ▒▒ ▒▒     ▒▒ ║ 
  67.      ║ ▒▒▒    ▒▒     ▒▒ ▒▒     ▒▒ ▒▒ ▒▒  ▒▒ ▒▒        ▒▒▒ ▒▒     ▒▒ ▒▒     ▒▒ ║ 
  68.      ║ ▒▒▒    ▒▒     ▒▒ ▒▒     ▒▒ ▒▒  ▒▒ ▒▒ ▒▒▒▒      ▒▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ║ 
  69.      ║ ▒▒▒    ▒▒     ▒▒ ▒▒     ▒▒ ▒▒  ▒▒ ▒▒ ▒▒▒▒      ▒▒▒  ▒▒▒▒▒▒▒   ▒▒▒▒▒▒▒▒ ║ 
  70.      ║ ▒▒▒    ▒▒     ▒▒ ▒▒     ▒▒ ▒▒  ▒▒ ▒▒ ▒▒        ▒▒▒                  ▒▒ ║ 
  71.      ║ ▒▒▒    ▒▒     ▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ▒▒   ▒▒▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒    (TM) ▒▒ ║ 
  72.      ║ ▒▒▒    ▒▒     ▒▒  ▒▒▒▒▒▒▒  ▒▒    ▒▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒         ▒▒ ║ 
  73.      ║                                                             ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒ ║ 
  74.      ║ Copyright E.K.Webb & Associates, Inc.  1-404-449-0520       ▒▒▒▒▒▒▒▒▒  ║ 
  75.      ║                                                                        ║ 
  76.      ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝ 
  77.  
  78.      What is PhoneLog? (PLOGTSR.EXE)
  79.  
  80.      The PhoneLog program, PlogTSR.exe, is a 22K terminate and stay resident 
  81.      program which, when activated with <Alt-1>, will popup a notepad at the 
  82.      top of the screen to allow you to enter notes of phone conversations. What 
  83.      makes this product unique is that it has a built in timer <F4> which not 
  84.      only saves your notes, but also saves the time the note was started, 
  85.      stopped, and time elapsed. (Pops up over text applications only. If you 
  86.      are in Windows(tm), you may hotkey to a text screen and then pop it up.)
  87.      
  88.      What ELSE is PhoneLog? (PLOGRPT.EXE)
  89.        
  90.      The PhoneLog program, PlogRpt.exe, is a stand alone report generator 
  91.      designed for the file created by the TSR program mentioned above. With the 
  92.      report writer, you can print any number of different reports showing total 
  93.      time, average time, number of calls; and over any time range and any 
  94.      subset of customers. This provides you with detailed phone usage for time 
  95.      billing purposes. Along with the reports, the program produces 2 type of 
  96.      graphs which show trends of your phone usage such as busiest versus 
  97.      lightest calling times. The report writer can also be configured to run 
  98.      within a batch file for unattended operation, as well as create comma 
  99.      delimited export files for importing into spreadsheets and word 
  100.      processors. 
  101.      
  102.      What else is available? (The only 2 things we charge for...)
  103.  
  104.      As a companion product to PhoneLog, two types of switches are available 
  105.      from EKWebb which are connected to your phone and plugged into your GAME 
  106.      port. The switch will signal PhoneLog to begin the timer when the phone is 
  107.      lifted from the cradle. When the phone is hung back up, PhoneLog will 
  108.      automatically popup the note pad window. Although the switches are not 
  109.      necesssary, they certainly add convenience to the product's use. 
  110.      
  111.      Registration is free and technical support is available for a small fee. 
  112.      Call us for information. 
  113.  
  114.      INSTALLATION: *-*-> THE PRODUCT MUST BE INSTALLED IN C:\PLOG <-*-*
  115.  
  116.      1) COPYING THE SOFTWARE: Create a subdirectory called C:\PLOG on the C:
  117.         drive and copy all the files on the PhoneLog Installation Disk to that
  118.         directory. 
  119.  
  120.         (Insert the PhoneLog disk in the A: drive and then enter the
  121.         following.)
  122.  
  123.         C:
  124.         MD \PLOG
  125.         CD \PLOG
  126.         COPY A:\
  127.  
  128.      2) SETTING UP THE SOFTWARE. Enter the following at C:\PLOG>
  129.  
  130.         PLOGRPT
  131.  
  132.         When the PhoneLog screen comes up, press <Ctrl-S> for setup. The 
  133.         <Alt-H>elp key is available for each option. It explains how the TSR is 
  134.         added to your autoexec.bat file. Press <F10> to save the configuration.
  135.  
  136.  
  137.      3) When you reboot your system you should see:
  138.  
  139.         PhoneLog
  140.         Copyright 1992 EKWebb 404-449-0520
  141.  
  142.  
  143.      *) SETTING UP THE OPTIONAL SWITCH: Connect the switch to your phone and 
  144.         plug the game port adapter plug into your game port adapter. Now test 
  145.         the PhoneLog switch by entering:
  146.  
  147.         PLOGRPT TEST   (Used only if you are using the switch.)
  148.  
  149.         You should be able to lift the receiver from the hook and it will show
  150.         OFF HOOK and hang it up and it will show ON HOOK.
  151.  
  152.      4) Your system is now set up to record your notes on your calls.
  153.  
  154.      The PLogTSR.exe will run in your autoexec.bat file so that the system will 
  155.      always be active. The PhoneLog system setup <Ctrl-S> on the main PLogRpt 
  156.      screen will change your autoexec.bat file to include the correct command 
  157.      line. When changes are made to PhoneLog which will affect your 
  158.      autoexec.bat file, the original line in autoexec.bat will be commented out 
  159.      and the new line inserted. You must reboot to activate the changes.
  160.  
  161.      Press <Alt-1> at any time to popup the note window to add an additional 
  162.      note. Press <F4> to start the timer with the amount of time since the 
  163.      window was popped up and <F5> to add minutes. When the note is saved with 
  164.      <F1>, the timer stops. 
  165.  
  166.      If the optional switch is being used, when you answer a call or make a 
  167.      call, your PC will be aware of the phone receiver being lifted from the 
  168.      cradle. Although nothing will appear to happen on your PC, the PC will 
  169.      begin a timer. When you finish the call and hang up the phone, the popup 
  170.      notepad will appear on the screen. 
  171.  
  172.  
  173.      On some systems, the first time the notepad is popped up after rebooting,
  174.      the elapsed time will initially show the time since booting instead of
  175.      zero. Press <F10> and then <Alt-1> to reset it to zero.
  176.  
  177.      ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ 
  178.      │ PhoneLog 1.1             Start 08:25:38 Stop 08:29:40 Elapsed 00:04:02 │ 
  179.      │_______________________________________________________________________ │ 
  180.      │_______________________________________________________________________ │ 
  181.      │_______________________________________________________________________ │ 
  182.      │<F1>Sav <F4>TimeTog <F5>Add Time <F6>Sub Time <F9>Setup <F10>Don't Save │ 
  183.      └────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 
  184.  
  185.      In the above example, the phone call took 4 minutes, 2 seconds and 
  186.      PhoneLog is asking for an explanation. If you type anything in and press 
  187.      <F1>, Phone Log will save that in a file called, PLogRpt.doc. The 
  188.      following is an example of a PLogRpt.doc file. 
  189.  
  190.      Date     TimeStrt TimeEnd  Elapsed  I Acc Notes
  191.      -------- -------- -------- -------- - --- ------------------------------
  192.      05-20-92 11:40:58 11:59:14 00:01:17 o gwh Bob Nation restored disk $
  193.      05-20-92 12:50:27 12:51:20 00:00:53 o ggr $ Whitmire was out to lunch
  194.      05-20-92 12:56:47 13:00:48 00:04:02 o cor Sandy Woltering at Cobb
  195.      05-21-92 15:12:47 15:15:00 00:02:13 i gwh $ Bob Nation to use 1 pc as WS
  196.      05-21-92 15:38:58 15:42:21 00:03:23 o per called Jill at work
  197.      05-21-92 16:15:27 16:22:56 00:07:28 i gwh Bob N about tickets to Lovett
  198.      05-21-92 17:29:37 17:33:06 00:03:29 o gwh Monitor out $ bad connection
  199.      05-22-92 11:19:38 11:23:47 00:04:08 i cor Tech Market South to do story
  200.      05-22-92 11:48:35 11:51:49 00:03:13 o cor Carol said check was in mail
  201.      05-22-92 12:00:03 12:02:05 00:02:02 i gwh install sys on 30th $
  202.      05-22-92 12:50:30 12:51:55 00:01:25 o per Mick McCoy is out of town
  203.      05-22-92 13:44:05 13:52:00 00:07:54 i bob Was at house, but locked
  204.      05-22-92 13:52:25 13:57:29 00:05:04 o ggr Mike Whitmire about VISA/MC$
  205.      05-22-92 14:36:01 14:38:06 00:02:05 i cor Atl Small Business Monthly
  206.      05-22-92 14:40:05 14:47:20 00:07:14 o ggr Mike Whitmire everything OK $
  207.  
  208.      The records in this file are sequential, random length records with each
  209.      record ending in cr/lf as the last two bytes of each record. This makes
  210.      the file easy to view or change with any text editor. In DOS 5.0 you can
  211.      use the EDIT command to change it. Earlier versions use EDLIN or any text
  212.      editor.
  213.  
  214.      ENTERING YOUR MESSAGE:
  215.  
  216.      There is no fixed set of rules for entering notes in your message area,
  217.      but the following are some suggestions which might prove helpful. Once the 
  218.      note has been saved, the only way to change it would be actually changing 
  219.      the PlogRpt.doc file with a text editor like EDIT.
  220.  
  221.      PhoneLog allows you to use a code for inbound or outbound calls. It also
  222.      allows you to use account numbers of any length. The system will install
  223.      with the default of a 3 character account code and a 1 character INOUT
  224.      code.
  225.  
  226.      Here at EKWebb we use a three character account code. Some people need 5 
  227.      or 8 spaces for accounts. At present, the system does not recognize the 
  228.      Bell System Service, CallerID; but if you want to enter their phone number 
  229.      each time you make a note, you could use an 8 or 12 character account 
  230.      length. 
  231.  
  232.      From the main screen enter <Ctrl-U>ser offset changes to show the
  233.      following screen. You have complete flexibility as to how long and where
  234.      you enter either your INOUT code or ACCOUNT numbers.
  235.  
  236.  
  237.  
  238.     ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  239.     │    --- You Can Tell PhoneLog Where You Are Normally Entering Things ---  │
  240.     │                                                                          │
  241.     │Don't let this confuse you. Use PhoneLog for a few days, try out a few    │
  242.     │reports and decide the easiest format for entering your notes. Then come  │
  243.     │back here. With PhoneLog you have the option of using ACCOUNT codes and   │
  244.     │INOUT codes for inbound and outbound calls. To tell Phonelog you would    │
  245.     │like to use the INOUT code, put an 'I' on the line below where you always │
  246.     │put your 'I' or 'O' for inbound or outbound calls. To use ACCOUNT codes,  │
  247.     │just put a string of A's where you will always put your account numbers in│
  248.     │your notes. When the system is installed, it defaults to using INOUT as   │
  249.     │the first character in your note, skips a space and an ACCOUNT code of 3  │
  250.     │characters comes next. The NOTES are shown with a single 'N' since the    │
  251.     │note field will begin with an 'N' and include the rest of the entire      │
  252.     │record. For example...                                                    │
  253.     │                                                                          │
  254.     │I AAA N          ---- The default example                                 │
  255.     │IAAAN            ---- You might want to save the skipped spaces           │
  256.     │AAAAAAAAAAAAAA N ---- To use a 14 char account number with no INOUT code  │
  257.     │IIN              ---- To use a 2 character code with no account number    │
  258.     │N                ---- To only use the note field                          │
  259.     │                                                                          │
  260.     │For more explanation, see the manual. Keep in mind, changing this has no  │
  261.     │effect on your actual notes, it only tells the report writer where to look│
  262.     │for the specific items. Pretend the line below is the first line of your  │
  263.     │note file as it pops up on the screen. Press <Esc> or enter your letters: │
  264.     │                                                                          │
  265.     │Enter your I's A's and N's here: I_AAA_N_________________________________ │
  266.     └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  267.  
  268.  
  269.  
  270.      Using the default 'I AAA N', your first line of the note would look like:
  271.      ┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  272.      │ PhoneLog 1.1             Start 08:25:38 Stop 08:29:40 Elapsed 00:04:02 │
  273.      │o bba Talked at length about data conversion of old system.____________ │
  274.      │_______________________________________________________________________ │
  275.      │_______________________________________________________________________ │
  276.      │<F1>Sav <F4>TimeTog <F5>Add Time <F6>Sub Time <F9>Setup <F10>Don't Save │
  277.      └────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  278.  
  279.      This note was an OUTBOUND call, with BBA Better Brands Applc. Notice how 
  280.  
  281.      'I AAA N' corresponds with...
  282.       o bba Talked at length about data conversion of old system.
  283.  
  284.      Next...
  285.  
  286.      Decide upon a set of abbreviations to enter indicating the type of call 
  287.      made such as the following: (This is optional)
  288.  
  289.        :TS - Tech Support     \  This scheme may be more complicated than    
  290.        :C0 - No Charge         \ you wish to use. Many people just use a     
  291.        :C1 - Charge rate 1       dollar sign to represent tech support calls.
  292.        :C2 - Charge rate 2     / Some people don't use anything and just do
  293.        :PS - Personal Call    /  reports of ALL calls by client.
  294.  
  295.      The colons will help PhoneLog determine the difference between ':ts' and 
  296.      the 'ts' in the note 'motor quits running'. This means that you will be 
  297.      able to report on all total minutes of tech support by specifying the 
  298.      string ':ts' to the report generator.
  299.  
  300.    * Some function keys are active when entering notes. <F1> saves your note. 
  301.    * <F4>toggles the time meter on and off. When the timer has been off and you
  302.    * toggle it back on, it recalculates the time from the beginning of the call
  303.    * to the present. If this gives the call too much or too little time, you 
  304.    * can adjust the elapsed time with <F5> and <F6>. <F5>Add Time and 
  305.    * <F6>Sub Time do just that. These two function keys add to the elapsed time
  306.    * or subtract from it. <F9> setup shows some of the information selected in 
  307.    * the setup procedure. <F10> tells PhoneLog to ignore the note by not saving
  308.    * it. 
  309.  
  310.      REFERENCE:
  311.  
  312.      PLOGTSR.EXE  PhoneLog TSR which is run in your autoexec.bat file
  313.      PLOGRPT.EXE  PhoneLog report, graph and setup program
  314.      PLOGRPT.DEF  setup information created automatically if not found
  315.      PLOGRPT.SEL  last selection criteria selected for last report
  316.      PLOGRPT.DOC  raw phone log file produced by PLogTSR.exe
  317.      PLOGRPT.WRK  copy of raw log file used for processing reports and graphs
  318.      PLOGRPT.PRN  last report image
  319.      PLOGRPT.EXP  comma delimited export file of last report data
  320.      MANUAL.DOC   manual which can be copied to printer
  321.  
  322.      The following files are not included, but are available.
  323.      
  324.      PLOGRPT.BAS  PhoneLog report and graph program BASIC source files
  325.      PLOGCOM.BI   PhoneLog BASIC source include file
  326.      PLOGCON.BI   PhoneLog BASIC source include file
  327.  
  328.      PROBLEMS:
  329.  
  330.      If you get the message 'C:\PLOG\PLOGRPT.DOC' no found, exiting...',
  331.      it just means that you are trying to run the report generator and
  332.      no phone messages have been saved yet. Press <Alt-1> and save a message, 
  333.      then reenter PLOGRPT to start again.
  334.      
  335.      If you experience problems with the PLOGTSR.EXE, try PLOGTSRX.EXE instead. 
  336.      It has been designed to work somewhat more slowly, but will work on a 
  337.      greater variety of compatible machines. 
  338.  
  339.      For any other problems or help setting up your system, call our technical 
  340.      support department at 404-449-0520. 
  341.      RUNNING REPORTS:
  342.  
  343.      The system allows you to be very selective when generating reports.
  344.  
  345.      For the purpose of illustration, let's assume you are a software 
  346.      development and consulting group. The following examples assume you are 
  347.      using the default 1 character inbound/outbound code and the 3 character 
  348.      account code. Further let's assume you use the $ sign meaning a chargeable 
  349.      call to a customer for consulting or technical support. 
  350.  
  351.                PhoneLog Reporter - Copyright 1992, EKWebb - 1-404-449-0520
  352.      ╔═════════╦══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  353.      ║ TYPE OF ║  SELECTION                                                   ║
  354.      ║ SELECT  ║  CRITERIA                                                    ║
  355.      ╠═════════╬══════════════════════════════════════════════════════════════╣
  356.      ╟DATE     ╫ 06/01/92 TO 06/30/92                                         ╢
  357.      ╟TIME     ╫ 08:00:00 TO 17:00:00                                         ╢
  358.      ╟ELAPSED  ╫ 00:01:00 TO 99:99:99                                         ╢
  359.      ╟WEEKDAY  ╫ MON, WED, FRI                                                ╢
  360.      ╟         ╫                                                              ╢
  361.      ╟         ╫                                                              ╢
  362.      ╟         ╫                                                              ╢
  363.      ╚═════════╩══════════════════════════════════════════════════════════════╝
  364.  
  365.      The screen above shows you some of the flexibility of the PhoneLog report 
  366.      generator. The selections tell the report generator to only include calls 
  367.      in June, only calls started between 8am and 5pm, only calls of 1 minute or 
  368.      more, and only calls on Monday, Wednesday and Friday. 
  369.  
  370.      Here are the following different types of 'SELECTS':
  371.  
  372.      RECORD   will search entire record for the requested string of characters
  373.      DATE     date of call
  374.      TIME     time call began
  375.      ELAPSED  length of call (calculated as endtime minus starttime)
  376.      WEEKDAY  day of week (MON, TUE, WED, THU, FRI, SAT, SUN)
  377.      ACCOUNT  ex: B will match BBA, BRG, BW
  378.      INOUT    Normally you would enter I or O for inbound or outbound
  379.      NOTES    will search only the note field for the requested characters
  380.  
  381.      When the reports are run, there are 2 questions you are asked:
  382.  
  383.      Use hide characters?
  384.      --------------------
  385.        If answered YES, this will chop off any note text beyond the hide 
  386.        character, usually the ~. Use this feature if you may be sending the 
  387.        report to a customer to document phone time but wish to keep some of 
  388.        your notes confidential. Any notes you enter after the hide character 
  389.        won't appear on the report. 
  390.  
  391.      Print end and elapsed time on report?
  392.      -------------------------------------
  393.        In most cases, you are more interested in total time for all calls on a 
  394.        report and perhaps the start time of each call, so answer this NO. If 
  395.        you would like the report to list the end and elapsed time for each 
  396.        call, answer YES. 
  397.  
  398.  
  399.      The following report is rather restrictive. We told it to use the hide
  400.      character and ignore all notes after the ~, but we also told it to print 
  401.      the stop and elapsed time for each call.
  402.  
  403.      EKWEBB
  404.      DATE................06/01/92 TO 06/30/92     (Only calls in June)
  405.      TIME................08:00:00 TO 17:00:00     (between 8am and 5pm)
  406.      ELAPSED.............00:01:00 TO 99:99:99     (1 minute and over)
  407.      WEEKDAY.............MON, TUE, WED, THU, FRI  (Monday thru Friday)
  408.      ACCOUNT.............B, COR                   (Accounts B??? or COR????)
  409.      NOTES...............$                        (Has a $ in the note field.)
  410.      INOUT...............O                        (OutBound calls)
  411.  
  412.      Date---- Day Start Finis Elapsed--I-Acc-Notes>-----------------------~
  413.      06-08-92 Mon 13:54 13:57 00:02:46 o bba Called Steve Thompson re:
  414.                                              fax of FoxError..Was running
  415.                                              Yr to date total sales for
  416.                                              specified item/customer --
  417.                                              chain 17, almost through bldg
  418.                                              and crashed $
  419.      06-08-92 Mon 14:10 14:12 00:01:45 o bla $ To Frank Day regarding 10
  420.                                              day sales report - Bob Blaikie
  421.                                              not in either. I left word
  422.                                              for Frank to call me.
  423.      06-08-92 Mon 14:14 14:18 00:03:56 o bba $ trying to call Steve Thompson
  424.                                              finally left message - told
  425.                                              we needed the RN= of the report
  426.      06-08-92 Mon 14:37 14:39 00:01:37 o bba $ Steve found one he'd rather
  427.                                              run anyway, added it to the
  428.                                              menu.
  429.      06-29-92 Mon 13:36 13:38 00:01:08 o bba $ steve had problem
  430.      -----------------------------------------------------------------------
  431.      Report produced by PhoneLog - Copyright 1992, EKWebb 1-404-449-0520
  432.      Total phone time: 0:11:12 with 5 calls. Average call 0:02:14
  433.  
  434.  
  435.      Notice that the footer of the report shows:
  436.       
  437.      1) The total phone time used for the calls listed on this report
  438.      2) The total number of call on the report
  439.      3) The average length of all phone calls.
  440.  
  441.      The following graphs are automatically generated when each report is run.
  442.      When the graph is on the screen, press <Ctrl-P> to print it.
  443.  
  444.                                         GRAPH ONE
  445.  
  446.  
  447.                   ┌The number next to the day represents the number of
  448.                   │Sun's or Mon's in the reporting period.
  449.                   V
  450.                        Average Phone Time for Each Day of the Week
  451.       0:03:49 Sun 4│░░░                           ┌───────────────────────────┐
  452.                    │░░░                           │ Note: This tells you that │
  453.                    │                              │ generally speaking, for   │
  454.       0:38:59 Mon 5│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│ this report, you spend    │
  455.                    │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│ 45 minutes on             │
  456.                    │                              │ an average Wednesday, and │
  457.       0:37:50 Tue 5│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │ that 4 Wednesdays were    │
  458.                    │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░ │ used for the calculation. │
  459.                    │                              └───────────────────────────┘
  460.       0:45:11 Wed 4│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  461.                    │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  462.                    │
  463.       0:47:14 Thu 4│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  464.                    │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  465.                    │            
  466.       1:14:21 Fri 4│░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  467.                    │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
  468.                    │
  469.       0:00:43 Sat 4│░
  470.                    │░
  471.                    ╘════════════════════════════════════════════════════════════
  472.                     00:00 ----------------> 0:37:10 ----------------->   1:14:21
  473.                                [DATE=06/01/92 TO 06/30/92]
  474.  
  475.  
  476.      Since the system may be run in batch mode, you could have this print each 
  477.      Friday afternoon to show the week's phone usage. 
  478.      
  479.      Also, for more advanced use, multiple PLOGRPT.DOC files may be merged 
  480.      together from several workstations for composite reports and graphs. 
  481.  
  482.  
  483.  
  484.                                 GRAPH TWO
  485.  
  486.      Average Number of Calls During Each Hour for Each Day of the Week
  487.  
  488.             ~
  489.          <--~ M---------------> <----------------PM--------------->
  490.      HR> 12 ~  6  7  8  9 10 11 12  1  2  3  4  5  6  7  8  9 10 11
  491.          -- ~ -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- --
  492.      Sun│   ~                                1                       4
  493.         │   ~
  494.      Mon│   ~        1  2  3  2  2  2  3  4  1                       5
  495.         │   ~                                  ┌───────────────────┐
  496.      Tue│   ~        2  1  1     1  2  3  1  1 │Note: This report  │ 5
  497.         │   ~                                  │would indicate that│
  498.      Wed│   ~     1  2  1  1  1  3  3  3  2  2 │your peak calling  │ 4
  499.         │   ~                                  │time would be the  │
  500.      Thu│   ~  1     1  2  2  2  1  2  4  3  1 │2pm hour, but that │ 4
  501.         │   ~                                  │your highest day   │
  502.      Fri│   ~     1  2  2  2  1  2  4  3  3  2 │and time is 1pm on │ 4
  503.         │   ~                                  │Friday.            │
  504.      Sat│   ~              1                   └───────────────────┘ 4
  505.         │   ~                                                        │
  506.      ---│-- ~ -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- -- --  │
  507.      Tot│   ~  1  2  8  8 10  6  9 13 16 13  8                       │
  508.         │   ~                                                        │
  509.         ╘═══~ ═════════════════════════════════════════════════════  │
  510.             ~                EKWEBB                                  │
  511.             ~                                                 This   │
  512.             ~     [DATE=06/01/92 TO 06/30/92]                 col of │
  513.             ~                                                 numbers┘
  514.             ~                                                 represents
  515.             ~                                                 the number
  516.             ~Some columns omitted                             of days in
  517.             ~to fit on page for                               the analysis
  518.             ~documentation purposes.                          period.
  519.  
  520.  
  521.      With very little study, these two graphs will give you a quick overview of 
  522.      an activity period.
  523.  
  524.      The following is a sample of an PLOGRPT.EXP export file. If you press 
  525.      <Ctrl-S> at the main screen of PlogRpt and answer Y to the export 
  526.      question, each report will produce a PLOGRPT.EXP file in the following 
  527.      format. You can then import this into your spreadsheet or wordprocessor 
  528.      for further manipulation. 
  529.  
  530.      "06-01-92"
  531.      "Mon"
  532.      "15:26:10"
  533.      "15:31:15"
  534.      "00:05:05"
  535.      "i"
  536.      "sch"
  537.      "$ brenda is getting low disc space message. Fixed it."
  538.      "06-01-92"
  539.      "Mon"
  540.      "16:03:23"
  541.      "16:08:21"
  542.      "00:04:58"
  543.      "i"
  544.      "chi"
  545.      "Gloria and George -$- first backup didn't work, restarted it."
  546.      "06-02-92"
  547.      "Tue"
  548.      "14:24:41"
  549.      "14:37:34"
  550.      "00:12:53"
  551.      "i"
  552.      "bla"
  553.      "Frank Day. $ He wants mark field in Dexhis. Told him how."
  554.      "06-03-92"
  555.      "Wed"
  556.      "14:02:29"
  557.      "14:05:03"
  558.      "00:02:34"
  559.      "o"
  560.      "bba"
  561.      "$ Steve Thompson he'll call us on modem and let us look at reports."
  562.      "06-03-92"
  563.      "Wed"
  564.      "14:50:40"
  565.      "14:52:31"
  566.      "00:01:51"
  567.      "i"
  568.      "bba"
  569.      "$ Steve Thompson -- Jim"
  570.      "06-03-92"
  571.      "Wed"
  572.      "15:48:08"
  573.      "15:58:38"
  574.      "00:10:30"
  575.      "i"
  576.      "chi"
  577.      "$ George MBCQUOTA.QRF report is leaving off 2 brands. Will call back."
  578.  
  579.                                          COMMAND LINE OPTIONS
  580.  
  581.      PLOGRPT LIST       Will NOT attempt to print reports but will attempt to 
  582.                         execute a program called LIST with the file which would 
  583.                         normally be printed. If you have Vernon Buerg's 
  584.                         LIST.COM on your path, try this option. 
  585.  
  586.      PLOGRPT TYPE       Will NOT attempt to print reports but will attempt to 
  587.                         execute TYPE PLOGRPT.PRN | MORE when the report would 
  588.                         normally be printed. Use this if you don't have a list 
  589.                         program. 
  590.  
  591.      PLOGRPT OFFSETS    Prints a list of file offsets within the system 
  592.                         parameter file. Use this option when writing your own 
  593.                         set of programs to manipulate the system .DEF file.
  594.  
  595.      PLOGRPT TEST SOUND Will sound a dialtone when the phone is off the hook 
  596.                         during the test stage of the installation. If you can't 
  597.                         see the screen when the system switch is being tested, 
  598.                         enter PLOGRPT TEST SOUND and it will show the picture 
  599.                         of the receiver being off hook, but will also give an 
  600.                         audible tone. (Used with optional switch.) 
  601.  
  602.      PLOGRPT TEST       Used when testing the optional switch on/off hook 
  603.                         during the initial installation. 
  604.  
  605.      PLOGRPT SHOWCOLORS Will show the color codes as you change them on the 
  606.                         main screen. 
  607.  
  608.      PLOGRPT BATCH      Tells PlogRpt that the program is being run in a batch 
  609.                         file and that all normal prompts will use a default 
  610.                         value. To instruct the system to automatically do 
  611.                         specific options, see the following... 
  612.  
  613.      The following are used with the BATCH command.
  614.      ----------------------------------------------
  615.  
  616.      GRAPH1     Tells PlogRpt that it is in BATCH mode and to print the first 
  617.                 graph after printing the report. 
  618.  
  619.      GRAPH2     Tells PlogRpt that it is in BATCH mode and to print the second 
  620.                 graph after printing the report. 
  621.  
  622.      NOREPORT   Tells PlogRpt not to print the report. Perhaps use this when 
  623.                 the export data is all that is required. 
  624.  
  625.      HIDECHAR   Tells PlogRpt to ignore all notes past the hidechar. 
  626.  
  627.      NOELAPSED  Tells PLogRpt to print the report without showing the end time 
  628.                 of each call and the elapsed time of each call. The total time 
  629.                 for all calls will still be printed at the end of the report. 
  630.  
  631.      Note: Since the system saves the report selections everytime a report is 
  632.            run, you can save the PLOGRPT.SEL file and rename it something 
  633.            else. Then in a batch application, copy the file back to the 
  634.            PLOGRPT.SEL file and run your batch stream. There is a key word 
  635.            'TODAY' which can be used as the criteria for DATE. If your 
  636.            selections always contain the word TODAY for the date, you can 
  637.            easily create a daily call log report with a batch stream. 
  638.  
  639.      Example: PLOGRPT BATCH NOELAPSED GRAPH1 
  640.            Will print the report without showing the end time and elapsed time 
  641.            for each call and follow the report with printing the first graph. 
  642.            The program will then return to the DOS prompt, or the next line in 
  643.            your batch file.
  644.  
  645.      POSSIBLE ENHANCEMENTS
  646.      ---------------------
  647.  
  648.      Recognize caller identification hardware.
  649.      Allow popups in a graphic screen.
  650.      Use the com port instead of the game port.
  651.      Create invoices including information from a client call rate file.
  652.      Let us know what you would like to see.
  653.  
  654.      REGISTRATION IS FREE
  655.      --------------------
  656.      
  657.      Copy the README.1ST to the printer (COPY README.1ST PRN) and mail or fax 
  658.      it to us at EKWebb. Let us know of any enhancements you would like to see 
  659.      and we will let you know of any updates.
  660.  
  661.      The programs described herein and all accompanying documentation are 
  662.      copyrighted by E.K.Webb & Associates, Inc., 3756 Scotts Mill Run, Duluth, 
  663.      Georgia, 30136. 404-449-0520 (Fax 404-662-0382)
  664.  
  665.      You may be asking yourself, why is the program distributed for free?
  666.      --------------------------------------------------------------------
  667.      Although the software is complete and fully functional, many people 
  668.      purchase one of the switches or the technical support. To the other 
  669.      shareware professionals, you understand that this makes it ALMOST worth 
  670.      our while.
  671.  
  672.